Die immer weiter voranschreitende Digitalisierung hat schon viele Geschäftszweige revolutioniert und macht auch vor der Lohnabrechnung keinen Halt. Grundsätzlich stellt die Lohnabrechnung einen komplexen sowie arbeitsintensiven Prozess dar, der dementsprechend viele Ressourcen bindet.
Dieser Prozess hat sich durch zunehmende Digitalisierung allerdings deutlich verändert. Im Rahmen dieses Artikels werden wir erläutern, inwiefern sich die Digitalisierung auf die Lohnabrechnung auswirkt und welche Vorteile sich durch die Einführung automatisierter Systeme ergeben.
Wie sich automatisierte Systeme auf die Lohnabrechnung auswirken
Die Art und Weise, wie Betriebe ihre Lohnabrechnung verarbeiten, hat sich durch automatisierte Systeme stark verändert. In der Vergangenheit mussten Mitarbeiter, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen manuell berechnen und erstellen.
Das hatte jedoch den Nachteil zufolge, dass Raum für menschliche Fehler besteht. Auch die besten und kompetentesten Angestellten können sich mal vertippen, ohne dass es ihnen direkt auffällt. Bei automatisierten Systemen ist dies nicht der Fall. Berechnungen werden stets effizient und genau durchgeführt.
Hierdurch lässt sich nicht nur die Fehlerquote minimieren, sondern auch der Zeitaufwand für die Abrechnung deutlich reduzieren. Dabei sind die Systeme sogar in der Lage, regulatorische Bestimmungen, wie komplexe Steuergesetze, zu berücksichtigen. Dadurch ist gewährleistet, dass die Abrechnungen nicht nur fehlerfrei sind, sondern auch allen gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Für Unternehmen hat das den Vorteil, dass es seltener zu Verstößen gegen Gesetze und Vorgaben kommt.
Verbesserte Transparenz
Automatisierte Systeme ziehen zudem eine erhöhte Transparenz nach sich. Das liegt daran, dass Mitarbeiter über solche Systeme unkompliziert auf ihre Lohndaten zugreifen können. Somit können Mitarbeiter die Abrechnungen überprüfen und bei Unklarheiten Fragen stellen.
Sollte es zu Änderungen an der Lohnabrechnung kommen, zum Beispiel im Rahmen einer Gehaltserhöhung, kann das automatisierte System diese genau verfolgen und dokumentieren. Undurchsichtige Anpassungen gehören somit der Vergangenheit an.
Lese-Tipp: Unternehmen sollten in den folgenden 3 Bereichen mehr Transparenz an den Tag legen, um ein größeres Mitarbeitervertrauen zu erreichen.
Vorteile von Cloud-basierten Lösungen
Ein großer Vorteil von Cloud-basierten Lösungen ist die Einfachheit der Verwaltung von Lohndaten. Bevor solche Lösungen entwickelt wurden, wurden die relevanten Daten auf lokalen Servern gespeichert. Das hat jedoch dazu geführt, dass nicht immer schnell und unkompliziert auf alle Daten zugegriffen werden konnte.
Das war vor allem dann der Fall, wenn Angestellte von unterschiedlichen Standorten gearbeitet haben. Mithilfe der Cloud können Unternehmen nun aber alle Lohndaten an einer zentralen Stelle speichern, sodass autorisierte Mitarbeiter von überall aus Zugriff haben.
Die Sicherheit von Cloud-Plattformen hat sich in der Vergangenheit deutlich verbessert, sodass sich Betriebe meist keine Sorgen mehr über Datenschutz und Datensicherheit machen müssen. Mithilfe von regelmäßigen Updates und Wartung stellen die Anbieter solcher Lösungen sicher, dass Unternehmen stets auf die besten Funktionen und Sicherheitsstandards zugreifen können.
Eine geeignete Lohnbuchhaltungssoftware führt somit zu einer deutlich verbesserten Effizienz, ohne die Sicherheit der Daten zu vernachlässigen.
Einfluss der Digitalisierung auf Self-Service-Portale für Mitarbeiter
Die Digitalisierung hat dazu geführt, dass sogenannte Self-Service-Portale für Mitarbeiter eingeführt wurden. In der Vergangenheit mussten Mitarbeiter die HR- oder Finanzabteilung persönlich kontaktieren, wenn es Fragen zur Lohnabrechnung zu klären galt.
Das war allerdings immer mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden, wodurch dieser Prozess nicht besonders effizient war. Die Einführung von Self-Service-Portalen hat dies geändert und den Mitarbeitern die Kontrolle über ihre persönlichen Lohn- und Gehaltsdaten gegeben. Mithilfe dieser Portale ist jeder Mitarbeiter dazu in der Lage, seine Lohnabrechnungen einzusehen. Aber nicht nur das, sie können auch Veränderungen an den Daten vornehmen.
Zu den möglichen Funktionen zählen:
- Verwaltung von Steuerinformationen
- Aktualisierung von persönlichen Informationen
- Beantragung von Urlaub
Hierdurch lässt sich die HR-Abteilung deutlich entlasten. Diese muss sich nun weniger mit wiederholten Anfragen auseinandersetzen, sondern kann den Fokus auf strategische Aufgaben richten. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit kann gesteigert werden.
Herausforderungen in der Lohnabrechnung
Zwar sorgt die Digitalisierung für viele Vorteile in der Lohnabrechnung, es entstehen jedoch auch gewisse Nachteile, die Unternehmen auf dem Schirm haben sollten.
Zu den im Rahmen der Digitalisierung auftretenden Herausforderungen zählen insbesondere die Themen Datenschutz und Datensicherheit. Lohndaten sind schließlich sehr sensible Informationen.
Einige Beispiele für sensible Daten:
- Gehälter
- Sozialversicherungsnummern
- Steuerinformationen
- Persönliche Daten
Diese müssen unbedingt vor dem Zugriff Dritter geschützt werden. Kommt es zu einem Datenleck und diese wichtigen Informationen gelangen in die Hände Dritter, dann kann dies sowohl für die betroffenen Angestellten als auch für das Unternehmen schwerwiegende Konsequenzen haben.
Neben einem Imageverlust der Firma kann es zu langwierigen und teuren Rechtsstreitigkeiten kommen. Dies lässt sich jedoch einfach vermeiden, wenn sicher mit den Daten umgegangen wird.
Hierfür sollten Unternehmen sich an geltende Datenschutzbestimmungen halten und Verschlüsselungstechnologien implementieren. Zu weiteren Maßnahmen gehören die Schulung von Mitarbeitern, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen sowie die Definition von Zugriffsrechten. Werden die Lohndaten vernünftig geschützt, können Unternehmen von den vielen Vorteilen der Digitalisierung profitieren, ohne große Nachteile befürchten zu müssen.
